POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LA INFORMACIÒN RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
SIERGIK CONSULTORES S.A.S, sociedad comercial legalmente constituida, identificada con NIT 900.877.831-2, con domicilio principal en la Carrera 16 A # 80 – 63 Oficina 704 en la ciudad de Bogotá (Colombia), con página web www.sinergik.co, en adelante “SINERGIK”, informa a todos los interesados que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones con la compañía, serán tratados conforme con lo establecido en la ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas vigentes, por lo anterior establece los procedimientos en calidad de Responsable del tratamiento de los datos personales.
OBJETIVO
Establecer los parámetros y criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de a los datos personales recolectados por SINERGIK quien actúa como responsable de dicho tratamiento.
ALCANCE
Aplica para toda la información personal registrada y recolectada en las bases de datos de SINERGIK, de clientes, empleados, proveedores y demás grupos de interés, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales.
OBLIGACIONES
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para SINERGIK.
FINALIDAD
SINERGIK recolecta, almacena, procesa, circula y compila la información personal de sus clientes, empleados, contratistas y proveedores con fines de consulta, procesamiento y uso, principalmente para:
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía relacionado con asesoría, consultoría, capacitación, mentorías, entre otros.
• Para enviar información a los clientes, personas naturales o jurídicas, sobre las actividades de capacitación, formación, consultoría y eventos a realizar o realizadas a través de correo electrónico, WhatsApp, redes sociales y otro medio.
• Recolectar la información de los proveedores para el proceso de compras de los productos e insumos para el funcionamiento de la compañía.
• Enviar información comercial y de publicidad a nuestros clientes.
• Asegurar que la información privada y sensible de los empleados, consultores y contratistas se mantenga bajo reserva de acuerdo con la ley.
• Asegurar el cumplimiento de las actividades ejecutadas por los contratistas, instructores, consultores y profesionales.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en este manual. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
TRATAMIENTO
El tratamiento que realiza SINERGIK con la información personal será el siguiente:
SINERGIK recolecta, almacena, procesa, circula y compila la información personal de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, instructores y profesionales con fines de consulta, procesamiento y uso, principalmente para las actividades relacionadas con el objeto social de la compañía y para gestionar consultas, quejas y reclamos dentro su actividad principal que corresponde a la prestación de servicios en salud ocupacional, asesoría técnica y profesional, consultoría en prevención de riesgo ergonómico, físico, químico y psicosocial y su impacto en la salud de los trabajadores, de forma adecuada y segura; ellos pueden conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Los datos personales y sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad como lo establece la ley. Sin embargo, a los clientes y proveedores no se les solicita información sensible de ningún tipo.
Para el caso de los empleados, contratistas, instructores y profesionales sus hojas de vida, información de sus hijos y de la salud del colaborador como su familia, son tratadas con las extremas medidas de seguridad y son archivadas de manera segura.
DERECHOS DEL TITULAR
Como titular de sus datos personales usted tiene derecho a:
➢ Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento, una vez al mes de manera gratuita y cuando existan modificaciones sustanciales en la política que motiven nuevas consultas.
➢ Los clientes, empleados, consultores y proveedores podrán conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información suministrada en cualquier momento, siempre y cuando la ley lo permita
➢ Solicitar la prueba de la autorización otorgada
➢ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normatividad vigente.
➢ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no existe un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
➢ Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El proceso de Gestión de SINERGIK será el encargado de la atención de consultas y reclamos, que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.
Los siguientes son los canales que la compañía ha dispuesto para atender sus solicitudes, peticiones, consultas y reclamos:
Correo Electrónico: info@sinergik.com.co
Teléfono: 315-3872953
Ciudad: Bogotá
Página web: www.sinergik.co en contáctenos diligenciado el formulario.
Horario de atención: Lunes a Viernes: 8:00 a.m. 12m y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, SINERGIK establece el siguiente procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:
Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
•Nombre completo y apellidos
•Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
•Medios para recibir respuesta a su solicitud (correo electrónico, dirección de residencia)
•Motivo(s)/ hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
•Documentos que soportan la solicitud, si aplica.
•Firma (si aplica) y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver una consulta es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Para una reclamación el término previsto es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, SINERGIK informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso que la solicitud no sea clara o si falta algún requisito aquí establecido, se enviará un comunicado a la dirección física o electrónica dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación de la consulta o reclamo, para que sean subsanados y dar continuidad a la respuesta. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud y procede a archivar la solicitud.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012, en las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
El tratamiento de datos personales y de la información se hará de acuerdo con lo establecido tanto en el acuerdo de privacidad, en esta política, en el manual de protección de datos y de la información como en la normatividad vigente.
VIGENCIA:
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales y de la Información rige a partir de la publicación en nuestra página web, mediante el acceso en Política de Privacidad
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.